Risikomanagement des Unternehmers

Beitrag aus Beilage Der Neue Tag „Oberpfalz IT“ Februar 2015

Interview zwischen Der Neue Tag (NT) und Rechtsanwalt Sven Kröber (SK)

Oft werden Unternehmen erst dann auf Risiken aufmerksam, wenn das Kind bereits in den Brunnen gefallen ist. Dann nämlich streiten sie mit einem Vertragspartner bei oder nach Abwicklung eines Projekts. Viele, sich aus fehlenden klaren Absprachen ergebende Konflikte ließen sich aber bereits im Vorfeld durch entsprechende Vertragsgestaltung verhindern.

NT: Nachdem Sie regelmäßig in die Vertragsgestaltung von IT-Projekten eingebunden sind, fallen sicherlich auch klassische Probleme in diesem Bereich auf. Wo liegen diese?

SK: Dies ist richtig, gerade Projekte im IT-Umfeld und deren Abwicklung werden immer umfangreicher und komplexer. Daher gilt es zumindest die vorhersehbaren und typischen Projektsünden zu vermeiden.

NT: Was ist hier grundsätzlich zu beachten?

SK: Die Beteiligten sollten sich zunächst die einfachsten Fragen beantworten, die da lauten:

WER WILL WAS VON WEM WORAUS ?

Wenn schon diese Fragen nicht eindeutig beantwortet werden können, sind spätere Probleme bereits vorprogrammiert.

NT: Welche Fragen haben sich der Auftraggeber und sein Kunde denn im Detail konkret zu stellen?

SK: Die Erfahrung zeigt, dass Vertragspartner regelmäßig sogar dazu neigen, selbst offensichtliche Punkte nicht schriftlich zu regeln, da dies für die Beteiligten ja klar wäre. Im Nachgang stellt sich jedoch oft heraus, dass jede Partei hier unterschiedliche Vorstellungen vom Regelungsinhalt des Vertrages hatte.

Die künftigen Vertragsparteien sind gut beraten also u.a. folgende Details vorab zu klären:

Wer ist Vertragspartner? Ist das Lastenheft/Pflichtenheft vollständig und haben sich die von dem Projekt betroffenen Abteilungen hier ausreichend eingebracht? In welchem Umfang werden Nutzungsrechte benötigt und kann diese der Vertragspartner überhaupt einräumen? Wie sieht die Hardwareumgebung aus? Ist eine Datenmigration nötig? Gibt es Mitwirkungspflichten? Wer ist der jeweilige Projektverantwortliche und wer soll der dazugehörige Vertreter sein? Wie sieht die Zeitschiene aus, wurden Meilensteine gesetzt? Wie geht es weiter, wenn Änderungswünsche (Change Requests) des Auftraggebers auftauchen?

Dies sind nur einige der vor Vertragsschluss zu klärenden Fragen.

NT: Wie geht es dann weiter?

SK: Wenn die Vertragspartner die relevanten Fragen geklärt und/oder ausverhandelt haben, sollte der Vertrag abgesetzt und unterzeichnet werden.

Erst und nur dann hat die Umsetzung zu beginnen.

Zu der anschließend anstehenden korrekten Vertragsdurchführung bedienen sich die meisten Auftragnehmer einer Projektmanagementsoftware, welche die nötige Struktur vorgibt und bei der Umsetzung hilft.

In eine solche Software werden dann die vertraglich vereinbarten Vorgaben in die Projektplanung, -Steuerung und –Überwachung übertragen.

U.a. werden beispielsweise dort die vom Auftraggeber zusätzlich gewünschten Change Requests festgehalten und dokumentiert, insbesondere wann der jeweils Berechtigte welchen einzelnen Änderungswunsch beauftragt und nach dessen Umsetzung später abgenommen hat.

Als Fazit lässt sich also feststellen, dass die rechtlichen Risiken für Projektentwicklungen und die Projektrealisierung unablässig steigen und für ihre Bewältigung kompetente juristische Hilfestellung ausschlaggebend ist. Nur so lässt sich das jeweilige Projektrisiko minimieren.